Importer un document

Dans la barre latérale, le + en regard de « Pages » ouvre un menu : Nouvelle page, ou Importer un document. L'import crée une page à partir d'un fichier existant, en conservant sa structure : titres, listes, cases à cocher, citations, code, tableaux et images. La même commande reprend un export Notion complet, avec son arborescence, ses tableaux et ses images.

• Formats acceptés
• Ce qui est repris
• Ce qui est écarté
• Où arrive la page
• Reprendre un espace Notion
  • Obtenir l'archive
  • Ce qui est reconstitué
  • Ce qui ne suit pas
  • Le rapport d'import
  • Après l'import

Formats acceptés#

La taille des archives est en outre bornée par la configuration PHP du serveur, qui peut être plus stricte. Si votre envoi est refusé pour cette raison, le message vous indique la limite réellement appliquée.

Un vrai document Word enregistré depuis Word ou LibreOffice (.docx) n'est pas encore lisible. En attendant, enregistrez-le au format page web, ou copiez son contenu dans un fichier Markdown.

Ce qui est repris#

Le premier titre de niveau 1 devient le titre de la page et disparaît du corps, pour ne pas apparaître deux fois. À défaut, c'est le nom du fichier qui sert de titre.

Le reste est converti bloc par bloc. Les tableaux deviennent des blocs tableau, les images des blocs image — en conservant leur adresse d'origine, sans être recopiées sur le serveur. Si la source de l'image disparaît, l'image disparaît aussi.

Les mises en forme conservées sont le gras, l'italique, le souligné, le barré, le code inline et les liens.

Ce qui est écarté#

Un fichier importé vient de l'extérieur : son balisage n'est jamais repris tel quel. Scripts, styles, cadres et attributs d'événement sont retirés, et les liens qui n'utilisent ni http, ni https, ni mailto sont supprimés. Seul le texte et la mise en forme reconnue franchissent la frontière.

Une construction non reconnue devient un simple paragraphe plutôt que de faire échouer l'import.

Où arrive la page#

À la racine de l'espace courant, en privé — quel que soit le contenu du fichier. La rendre publique ou la partager reste un geste explicite.

Reprendre un espace Notion#

Obtenir l'archive#

Dans Notion, ouvrez Paramètres, puis Paramètres généraux, et choisissez Exporter le contenu. Deux réglages comptent :

• le format peut être Markdown & CSV ou HTML — les deux sont lus. Le PDF, non ;
• l'option Inclure les sous-pages doit être activée, sans quoi seule la page de départ sera exportée.

Lequel choisir ? Le HTML conserve davantage de choses : la description de la page, le souligné, les surlignages, la légende d'une image, le contenu mis en colonnes. Le Markdown & CSV, lui, est le seul à livrer les bases de données sous forme de vraies bases de données — en HTML, un tableau de base arrive comme un tableau ordinaire, sans ses colonnes typées ni ses pages de ligne.

En clair : choisissez Markdown & CSV si vos pages reposent sur des bases de données, HTML si elles reposent sur de la mise en forme. Rien n'interdit d'importer les deux exports : vous obtiendrez deux copies, à comparer avant d'en supprimer une.

Notion envoie l'archive par courriel, parfois après plusieurs minutes. Importez-la telle quelle, sans la décompresser.

Ce qui est reconstitué#

L'arborescence. Notion n'exporte pas de plan : la hiérarchie est déduite des noms de fichiers, et les pages retrouvent leurs sous-pages, sur autant de niveaux qu'elles en comptaient. L'identifiant que Notion accole à chaque nom est retiré des titres.

Les tableaux. Une base de données Notion devient une véritable base de données OIO : un tableau, ses colonnes, et une page par ligne. Le type de chaque colonne est deviné à partir de ses valeurs — nombre, date, case à cocher, sélection, multi-sélection, URL ou texte — et les listes de choix arrivent avec leurs options déjà constituées. Une déduction qui vous convient mal se corrige en un clic depuis l'en-tête de la colonne.

Les images. Elles sont recopiées sur le serveur et rattachées à l'espace. Contrairement à un import de fichier simple, elles ne dépendent donc plus de Notion : votre contenu reste complet même après la fermeture de votre compte.

Les listes dépliantes. Un bloc dépliant Notion arrive avec son contenu, rattaché à lui et non déversé à la suite : la page importée se replie et se déplie comme l'originale. Une liste à puces dont un élément porte un paragraphe indenté est reprise de la même façon — l'export Markdown de Notion ne distingue pas les deux. Une sous-liste, elle, reste une sous-liste.

Les encadrés. Un encadré Notion — la zone mise en évidence, précédée d'un emoji — devient un bloc encadré et non plus une citation. Son emoji n'est pas repris : OIO nomme ses icônes, et l'encadré arrive avec l'ampoule par défaut, que vous changez d'un clic.

Les liens internes. Un lien d'une page Notion vers une autre est réécrit pour pointer sur la page correspondante dans OIO. Un lien vers une page restée hors de l'export garde son texte, sans devenir un lien mort.

Ce que l'export HTML apporte en plus. La description de la page, sous son titre. Le souligné, que le Markdown ne note pas. Les surlignages — le texte reste surligné, mais dans la couleur unique d'OIO, sa teinte d'origine n'est pas reprise. La légende d'une image. Les couleurs de fond des tableaux : une ligne ou une colonne colorée dans Notion l'est aussi dans OIO — les teintes n'étant pas les mêmes de part et d'autre, chacune rejoint la plus proche de la palette. Le contenu mis en colonnes, qui arrive en colonnes : leur nombre et leur contenu sont repris, leurs largeurs non — OIO répartit l'espace également. Au-delà de quatre colonnes, que l'éditeur n'affiche pas, le contenu revient bout à bout dans l'ordre de lecture. Le sommaire devient un bloc Sommaire, qui se reconstruit tout seul à partir des titres de la page. Les formules mathématiques arrivent en bloc de code, dans leur notation LaTeX : OIO ne sait pas les afficher, mais la formule reste recopiable telle quelle dans un outil qui le sait — une formule au fil d'une phrase devient du code en ligne, au lieu du texte à double que produisait son rendu. Les mentions d'utilisateur retrouvent leur destinataire : le nom écrit dans Notion est rapproché des membres de l'espace d'arrivée, et la mention redevient une vraie mention, cliquable et notifiée comme celles que vous écrivez. L'icône de la page est lue mais pas adoptée : c'est presque toujours un emoji, et OIO ne nomme que les icônes de son catalogue — la page arrive donc avec l'icône par défaut, que vous changez d'un clic.

Une construction que l'import ne reconnaîtrait pas — Notion en ajoute régulièrement — n'est jamais perdue : son texte arrive en paragraphes ordinaires, et la construction est relevée dans le rapport d'import (ci-dessous).

Ce qui ne suit pas#

L'export Notion ne contient ni l'historique des versions, ni les commentaires, ni les permissions, ni le réglage des vues d'une base de données autres que la principale. Les relations entre bases arrivent en texte plutôt qu'en colonnes de relation : Notion n'exporte que le titre des pages liées.

Si votre export était volumineux, Notion le découpe en plusieurs archives. Importez-les l'une après l'autre ; les liens entre pages de deux archives différentes ne pourront pas être rétablis.

Le rapport d'import#

Ce qui n'a pas pu être repris n'est plus perdu de vue : quand il y a lieu, l'import crée une sous-page « Rapport d'import » sous la page importée. Elle liste, page par page, chaque élément resté en chemin, dit pourquoi, et cite le code d'origine de l'élément — de quoi juger d'un coup d'œil ce qui mérite d'être refait à la main et ce qu'on peut laisser.

Y figurent aujourd'hui :

• les formules mathématiques : leur LaTeX est conservé dans un bloc de code, mais plus rien ne les affiche ;
• les mentions de personnes absentes de l'espace : le nom reste en texte, faute de savoir qui inviter — le rapport dit lesquelles, pour que vous en décidiez ;
• les vues d'une base de données autres que celle qui porte toutes les lignes : les données sont toutes là, mais l'export ne dit ni le filtre ni le tri d'une vue, seulement son résultat ;
• les blocs que l'import ne reconnaît pas, avec le nom que Notion leur donne et leur code ;
• les titres repliables, arrivés en listes dépliantes : le contenu et le pliage sont conservés, le niveau de titre non ;
• les mises en page de plus de quatre colonnes, revenues bout à bout ;
• les fichiers joints restés dans l'archive, faute d'un format accepté ;
• les images introuvables ou refusées au dépôt ;
• le contenu d'une page trop volumineuse pour être lue d'un coup.

Une même perte répétée tient en une ligne, suivie de son nombre d'occurrences. Un import qui n'a rien laissé de côté ne crée aucune page de rapport : son absence est une bonne nouvelle. La page est une page comme les autres — vous pouvez l'annoter, la partager, ou la supprimer une fois la reprise terminée.

Après l'import#

Toutes les pages arrivent privées, à la racine de l'espace courant. Si l'export contenait plusieurs pages de premier niveau, une page les regroupe, que vous pouvez supprimer une fois son contenu réparti.

Le nombre de pages créées s'affiche à la fin de l'import. Une archive volumineuse demande une minute ou deux : évitez de relancer l'envoi pendant ce temps, vous obtiendriez deux copies.